Необхідно побудувати вебсайт чи застосунок, працюючи з командою віддалено? Сьогодні таким завданням вже нікого не здивуєш, проте велика кількість проєктних менеджерів, підприємців та керівників команд все ще стикаються з купою перешкод, коли справа доходить до роботи з дому.
Непорозуміння, відсутність довіри та згуртованості, недостатня комунікація - все це може серйозно нашкодити справі, якщо керівник проєкту не знатиме, як дати раду у подібних ситуаціях. У багатьох випадках схожі проблеми призводять до повної зупинки роботи або навіть провалу всього проєкту.
Ми пропонуємо декілька порад, які допоможуть уникнути перешкод та на повну скористатись перевагами віддаленої роботи. У цьому пості ми розповімо, як:
- Налаштувати робочий процес віддалено
- Пояснити завдання та обов'язки кожного з членів команди
- Зробити зустрічі зі співробітниками короткими, але продуктивними
- Визначити відповідальних за конкретні завдання
- Підняти бойовий дух команди
Оберіть свій підхід до віддаленої роботи
Організованість менеджера - це основа успіху віддаленої команди, а злагоджені процеси дозволять уникнути мікроменеджменту та конфліктів.
Організація робочого процесу повинна включати:
- Призначення відповідального за прийняття рішень
- Впорядкування завдань та обрання відповідальних за кожне окреме з них
- Визначення підходу до розв’язання проблем
Кожен з вищеперерахованих пунктів потрібно обговорити якомога детальніше, щоб уникнути непорозумінь у майбутньому.
Одним із способів просто та ефективно організувати робочий процес є застосунок Notion. Все, що треба зробити менеджеру, - це створити в додатку сторінки для кожного з етапів роботи. Кінцевий результат виглядатиме, як дорожня карта проєкту, яка міститиме опис основних та проміжних завдань, залучених до роботи співробітників та термінів виконання.
Джерело: Notion.so
Коли ви матимете список усіх завдань, обов'язків та деталей роботи, необхідно налаштувати процес їх виконання.
На скріншоті нижче бачимо, як це можна зробити в JIRA, популярному інструменті для управління командами.
Так, наприклад, в застосунку виглядає дошка з організації роботи з завданнями на різних етапах проєкту. Для кожного із завдань визначено відповідального співробітника, команду виконавців та категорію.
Credit: Atlassian.com
JIRA дозволяє взаємодіяти із завданнями наступним чином:
- Створювати унікальні етапи робочого процесу, наприклад, "Виконати", "В процесі", "Перевірка коду" тощо.
- Встановлювати терміни виконання для кожного окремого завдання або процесу
- Створювати основні та проміжні завдання
- Доручати завдання певним співробітникам
- Визначати типи проблем
- Розподіляти пріоритети для завдань та проблем.
Порада. Скористайтеся послугами аутстаффінгу, щоб доручити проєкт мотивованим та дисциплінованим розробникам, які мають досвід віддаленої роботи. Аутстаффінг передбачає роботу з компанією, яка займається пошуком віддалених розробників відповідно до вимог та потреб клієнтів.
Чітко визначте завдання та обов’язки учасників команди
Наступним кроком на шляху ефективного віддаленого управління командою є чітке визначення завдань та співробітників, що за них відповідатимуть. Навіть добре організований проєкт в JIRA не допоможе уникнути непорозумінь, якщо завдання не будуть зрозумілими.
Ось декілька ідей, як ставити завдання правильно:
- Встановлюйте точний термін виконання (день, година та часовий пояс)
- Розбивайте основні завдання на менші проміжні підзадачі
- Визначайте відповідального розробника або команду для кожного завдання та підзадачі
- Якщо треба, влаштуйте зустріч із керівником проєкту, щоб отримати відповіді на всі запитання.
І останнє. Переконайтеся, що кожен член команди розуміє, якого результату від нього очікують. За необхідності проведіть нараду та поясніть завдання команди до початку або в процесі роботи над проєктом.
Зробіть зустрічі з командою більш продуктивними
Ніщо не шкодить продуктивності та мотивації співробітників більше, ніж довгі та виснажливі зустрічі, які є ознакою невмілого планування та нехтування основними принципами організації роботи.
Щоб зробити зустрічі швидкими та плідними, потрібно наступне:
- Заздалегідь підготуйте порядок денний та дозвольте команді з ним ознайомитись
- Не запрошуйте інших учасників (якщо це не є життєво необхідним)
- Встановіть часовий проміжок для кожної зустрічі (наприклад, 30 хв для щоденних обговорень та одна година для зібрань раз на два тижні, хоча точний час залежить від розміру вашої команди).
В середньому робочий відеодзвінок триває від 31 до 60 хвилин. І це непоганий результат, але варто зазначити, що часто обмеження тривалості дзвінка встановлює не проєктний менеджер, а програмне забезпечення.
Більше цікавтесь життям співробітників
Щоб створити атмосферу довіри у віддаленій команді, проєктному менеджеру необхідно серйозно підійти до процесу комунікації зі співробітниками.
- Чітко проговорюйте очікування. Проведіть зустріч та поясніть стандарти роботи, цінності компанії та очікування щодо процесу комунікації та термінів роботи.
- Проводьте регулярні зустрічі. Для уникнення непорозумінь проводьте короткі щоденні обговорення та щотижневі годинні зустрічі. Так, ви з’ясуєте, як просувається робота, зможете визначити та розв’язати поточні проблеми.
- Цікавтесь потребами команди. Чи є у вашої команди все необхідне для виконання завдань? Інструменти, плагіни, застосунки тощо? Можливо, їм необхідно пройти онлайн-курс? Регулярно запитуйте, чого не вистачає вашим співробітникам, та заохочуйте їх ділитись своїми потребами.
Довіра залежить від чітко окреслених очікувань від проєкту та взаємодопомоги. Визначте завдання та терміни їх виконання і дозвольте вашій команді стати до роботи.
Порада професіонала. Організовуйте щотижневі індивідуальні зустрічі з кожним членом команди. Поцікавтесь, чи можете ви полегшити або оптимізувати для них процес роботи. Так ви збільшите довіру та лояльність ваших співробітників.
Тримайте бойовий дух команди на високому рівні
Щасливі співробітники - продуктивні співробітники.
Особливо це стосується роботи віддалених команд. Задоволеність співробітників та їх утримання на робочому місці тісно пов’язані між собою. І це те, в чому необхідно знайти золоту середину, оскільки ризик почуватися ізольованими та недооціненими є вищим серед тих, хто працює з дому.
Як підтримати бойовий дух віддаленої команди на високому рівні?
- В Slack або іншому застосунку створіть спеціальний канал, в якому ви будете ділитись досягненнями та результатами роботи команд або окремих співробітників. Назвіть канал, наприклад, #НашіГерої та розповідайте про перемоги ваших співробітників, демонструючи таким чином любов та визнання.
- Створіть кілька чатів для спілкування на неробочі теми. Новини, обговорення, найкращі місця з їжею на виніс - будь-що, що дозволить команді проводити час у дружній атмосфері.
Індивідуальні зустрічі, про які ми вже згадували, також можуть допомогти зробити вашу команду щасливішою. Це можливість для віддалених співробітників поділитись своїми ідеями, пропозиціями та переживаннями.
Наостанок
Віддалене управління командою - це унікальний виклик, успіх якого залежить від:
- Команди дисциплінованих та відповідальних розробників
- Організації процесів, які гарантуватимуть безперебійну роботу
- Щоденної комунікації для уникнення непорозумінь
Перераховані вище поради дозволять вам успішно організувати віддалену команду. Пам’ятайте, що продуктивність віддаленої роботи залежить від розумного підходу до планування, культури всередині компанії та зосередженні на потребах користувачів.