Ви хороший стратег?
Більшість людей ̶ ні, особливо коли мова йде про складні проєкти. Причин багато. Комусь може бути важко думати про далеке майбутнє, у когось погані навички тайм-менеджменту, а комусь незручно складати довгострокові плани.
Ці причини можуть здатися чимось, що можна подолати за допомогою певного тренінгу. Але некомфортне планування може також спричиняти цілий ряд упереджень. Наприклад, дослідження Відкритого університету Нідерландів виявили наявність систематичних помилок планування в ІТ-проєктах.
Що це за упередження щодо помилкового планування? Чи це є у всіх? Як наші несвідомі упередження та поведінка впливають на наші можливості планування та успіх наших робочих проєктів?
Відповіді на ці запитання ви дізнаєтесь у цій статті.
Чому Люди Погано Планують
Опитування свідчать, що дві третини американців не планують своє життя. В ідеальному світі кожен мав би письмовий план з усіма детально описаними цілями та етапами. Маючи такий план, вони можуть почувати себе більш цілеспрямованими, комфортними та впевненими у своєму майбутньому.
Проте більшість людей воліють цього не робити.
"Але планувати життя трохи складно, чи не так?"
Гарна думка.
Поговорімо про планування робочого дня. Це дослідження продуктивності праці проаналізувало 225 мільйонів годин робочого часу і виявило щось дивовижне. Результатом було те, що середній працівник розумової діяльності (бухгалтер, менеджер, письменник, дизайнер) працює близько 12,5 годин на тиждень.
Це лише 2,5 години на день.
Подумайте: з типового 8-годинного робочого дня люди працюють лише 2,5 години.
Божевілля, правда?
Перше, що спадає на думку: "Як це взагалі відбувається?"
Причина криється в природі людини. Ми дуже добре переоцінюємо свої здібності та надмірно оптимістично оцінюємо, скільки часу нам потрібно для виконання завдання в майбутньому.
І навіть існує термін для цього:
Помилка планування.
Простіше кажучи, помилка планування ̶ це схильність людини недооцінювати кількість часу, який нам знадобиться для виконання майбутнього завдання. Ті самі прогнози стосуються всіх ризиків, умов та обставин, пов'язаних із цим завданням.
Помилка планування ̶ велика проблема для підвищення продуктивності, яка впливає на багато проєктів, від простих щоденних завдань до складних робочих завдань. Люди, які стають жертвами цього явища, як правило, нехтують своїм попереднім досвідом подібної діяльності, воліючи покладатися на свої навички, а не на об'єктивні оцінки.
Давайте продемонструємо вплив помилки планування на типовий ІТ-проєкт.
Як Помилка Планування Впливає на ІТ-проєкти
Вищезазначене дослідження Відкритого університету Нідерландів включало деякі гнучкі ІТ-проєкти. Дослідники опитали менеджерів проєктів, скрам-майстрів, інженерів та власників продуктів.
Ось найважливіша інформація, яку виявили дослідники про прояви, причини, наслідки та міри протидії помилковому плануванню. Деякі основні причини затримок та проблеми в цій таблиці пов’язані з цим явищем.
Джерело: Відкритий університет Нідерландів
Ось які висновки ми можемо зробити з цієї таблиці:
-
Бути «надмірно оптимістичним» може бути проблемою в ІТ-проєктах. Учасники поділились, що ця проблема була виявлена на етапі планування, коли групи прогнозували взаємозалежність.
-
Різниця у досвіді. Багато респондентів сказали, що ступінь помилки планування залежить від зрілості спритної скрам-команди.
-
Помилки планування впливають на оцінку діяльності. «Нереальне скрам-планування» відноситься до менеджерів, які переоцінюють кількість дій, які необхідно виконати, щоб вчасно закінчити проєкт програмного забезпечення.
-
Непохитність призводить до помилки планування. Учасники сказали, що самовпевнені члени команди можуть слідувати плануванню, навіть якщо їх пропозиції не підтримуються всією командою. Якщо пропозиції цих людей приймаються, ситуація часто призводить до нереального планування та очікувань.
-
Відсутність роздумів про ефективність спричиняє затримки. Якщо команда належним чином не замислюється про свої результати, знайти сфери вдосконалення та визнати потенційний вплив неточного планування чи упередженості буде складніше.
Отже, ми бачимо, що помилка планування може бути проблемою в ІТ-проєктах.
Однак, щойно описані нами проблеми вирішуються в будь-якому випадку завдяки досвіду, належними дослідженнями, колективною роботою та роздумами.
Давайте поговоримо про ці способи розв'язання такої проблеми більш детально.
Чи Можемо Ми Боротися З Помилкою Планування?
Так.
Дослідження, яке ми щойно описали разом з іншими доказами, пропонує безліч способів боротьби з помилкою планування.
Деякі з найбільш ефективних способів включають:
-
Ретельна підготовка. Високий рівень знань та деталей, забезпечений великим дослідженням, може допомогти пом'якшити упередження, роблячи людей високо інформованими про умови, обставини, здібності та попередній досвід.
-
Досвід. Рівень досвіду впливає на нашу здатність приймати рішення; більш досвідчені команди розробників програмного забезпечення набагато частіше виконують свої проєкти вчасно та в рамках бюджету у порівнянні з іншими.
-
Командна робота. Кожного члена команди слід запросити поділитися своїми думками, поглядами та пропозиціями, щоб уникнути однобічних дискусій та твердих думок. Спільний підхід призводить до вивчення більшої кількості методів і краще уникати помилок планування.
-
Дослідження. Широкі дослідження та планування можуть допомогти запобігти нереальним очікуванням та термінам. Кожне завдання та дія повинні бути вивчені та сплановані всією командою.
-
Роздум. Правильне розмірковування над власним досвідом, а також досвідом інших команд може призвести до більш точних оцінок часу та ресурсів та пошуку напрямів для вдосконалення.
Ці п’ять способів можуть надати величезну допомогу менеджерам проєктів та командам для зменшення ефекту помилки планування. Один зі способів включити їх усіх у планування ̶ створити план боротьби з упередженнями.
Першим кроком до вдосконалення навичок планування є визнання того, що такі упередження, як помилка планування, впливають на всіх нас. Приховані упередження є скрізь, тому ми можемо навіть не підозрювати, що виконання речей певним чином може насправді поставити під загрозу наші плани.
Але чим глибше ми усвідомлюємо такі загальні упередження, як помилка планування, тим краще розуміння поведінки та рішень, які до них призводять.