Обираєте інструмент для організації роботи вашої команди?
Сьогодні на ринку є безліч варіантів, тому вибір може бути нелегким. Особливо для тих проєктних менеджерів, які не дуже добре знаються на подібному програмному забезпеченні. Хороший інструмент управління проєктами - це універсальний застосунок, яким зручно користуватись усім членам команди та який підходить до типу проєкту та розміру команди.
У цьому пості ми ділимося чотирма найкращими інструментами для управління проєктами у 2020 році, щоб ви могли обрати ідеальний варіант для своєї команди незалежно від бюджету та кількості учасників.
Slack
Підходить для команд з будь-якою кількістю учасників.
Вартість:
- Безкоштовний план для невеликих команд
- 6,67 доларів за одного користувача для малого та середнього бізнесу
- 12,50 доларів за одного користувача для великого бізнесу
- Спеціальні пропозиції для корпорацій
Slack здебільшого використовується для спілкування всередині команди, але він є також потужним інструментом управління проєктами. Цей месенджер не зможе повноцінно замінити спеціальні програми для роботи над проєктами, але допоможе працювати ефективніше.
Як можна використовувати Slack для управління проєктами:
- Слідкуйте за процесом. Надсилайте нагадування про дедлайни, діліться оновленнями та коментарями з командами або окремими їх учасниками.
- Діліться файлами. Спільний доступ до файлів у чатах проєктів або команд дозволяє учасникам переглядати документи або працювати з ними безпосередньо в застосунку.
- Надсилайте автоматичні нагадування. Використовуйте чат-боти Slack, щоб повідомляти вам про дедлайни та важливі теми пов’язані з актуальними проєктами.
- Створюйте нотатки. На спеціальному каналі у Slack ви можете за необхідності зберігати нотатки, наприклад, коментарі до презентації проєкту.
- Працюйте в декількох додатках одночасно. Для більшої зручності в Slack ви можете ділитись файлами створеними в Trello, Notion та багатьох інших застосунках.
Джерело: Slack.com
Більшість віддалених команд використовують Slack у поєднанні з іншими програмами для управління проєктами. Якщо вас зацікавив Slack як інструмент для командної роботи, є велика ймовірність, що учасники вашого проєкту вже знайомі з цим застосунком.
З теми: Benefits of Remote Teams
JIRA
Підходить для команд з будь-якою кількістю учасників.
Вартість:
- Безкоштовно для 10 користувачів
- 7 доларів за одного користувача для команд із 10+ учасниками
- 14 доларів за одного користувача для команд із 10+ учасниками (пропозиція з розширеним функціоналом)
- Спеціальні пропозиції для підприємств
JIRA - це дошка для управління проєктами, яку можна легко підлаштувати залежно від потреб команди. Спочатку застосунок створювали для розробників програмного забезпечення, проте сьогодні він користується популярністю й в інших галузях.
Для проєктних менеджерів дошка з актуальними завданнями є найкориснішою функцією в JIRA. Щоб керівнику проєкту було зручніше відстежувати прогрес, на дошці усі завдання діляться на декілька груп: "Виконати", "Виконується", "Перевірка коду", "Готово".
Такий підхід дозволяє менеджеру слідкувати за процесом зі сторони, а також створювати додаткові групи завдань залежно від потреб проєкту.
Джерело: Atlassian.com
Як можна використовувати JIRA для управління проєктами:
- Організовуйте завдання проєкту відповідно до прогресу та класифікуйте їх за допомогою тегів, наприклад, “Виправлення помилок”, “Проєкт для компанії ABC” або “Копірайтинг для клієнта”
- Призначайте членів команди для кожного завдання та підзавдання. Це допомагає чітко визначити ролі та полегшити процес управління.
- Діліться необхідними файлами, додаючи їх до завдання чи підзавдання.
- Повідомляйте членів команди про нові завдання або прогрес - JIRA надсилає автоматичні електронні листи про зміни в завданнях на дошці проєкту.
- Плануйте проєкти ефективніше, додавайте опис до кожного із завдань та визначайте їх пріоритет.
З часом для команди дошка в JIRA стає основним джерелом інформації щодо проєкту.
З теми: How to Manage a Software Development Team Remotely?
Notion
Підходить для малого та середнього бізнесу, а також стартапів.
Вартість:
- 8 доларів на місяць для необмеженої кількості користувачів
- Спеціальні пропозиції для підприємств
У Notion ви можете легко та ефективно відстежувати завдання проєкту та обмінюватися ресурсами. Notion - це два в одному, дошка завдань і програма для спільної роботи з файлами.
Більшість команд використовують можливості спільного редагування файлів у Notion для планування, а дошку - для відстеження завдань та звітування. Як і в інших схожих застосунках, в Notion на дошці можна побачити всі завдання проєкту згруповані відповідно до їх статусу.
Джерело: Notion.so
Як можна використовувати Notion для управління проєктами:
- Використовуйте блоки для обміну контентом. Блоки Notion - це порожні сторінки, на яких ви можете розмістити будь-який текстовий контент - список, календар тощо. Керівники проєктів використовують ці сторінки для того, щоб поділитись з командою матеріалами проєкту (вимогами, базами знань, результатами зустрічей тощо).
- Відстежуйте хід роботи. Як і в JIRA, дошка в Notion - це місце для оновлення статусу завдань проєкту, призначення членів команди для виконання завдань та класифікації задач.
- Діліться файлами. Керівники проєктів використовують сторінки Notion для обміну файлами для загального доступу всіх членів команди. На відміну від інших програм, Notion дозволяє зберігати величезні файли, що важать сотні мегабайтів.
- Керуйте доступом до файлів. Менеджер може визначити права певних користувачів на доступ до файлів, сторінок, завдань, списків завдань та подій.
Notion - це універсальний інструмент управління проєктами, який дозволяє завантажувати, створювати та обмінюватися файлами, де б ви не були.
Basecamp
Підходить для невеликих команд.
Вартість:
- 99 доларів на місяць для команд, в яких 20+ учасників (доступна 30-денна безкоштовна пробна версія)
- Безкоштовно для команд, в яких менше ніж 20 учасників.
Команди використовують Basecamp для спілкування в режимі реального часу та спільної роботи над проєктами.
Найважливіші функції Basecamp, про які треба знати:
- Дошка завдань. Спеціальна дошка для відстеження завдань, призначення виконавців та визначення пріоритетів. Допомагає розбивати великі проєкти на менші завдання.
- Дошка оголошень. Дозволяє менеджерам команд розміщувати новини проєктів та оголошення. Цей інструмент створений для покращення комунікації в команді.
- Дошка для обговорення неробочих питань. Зазвичай команди використовують цей інструмент для внутрішньої комунікації замість Slack.
- Дошка з розкладом створена для відстеження прогресу проєкту із зазначенням термінів та етапів у реальному часі.
- Дошка для документів і файлів. Це місце, де команда може зберігати та обмінюватись файлами для проєкту. Для зручності файли можна групувати за допомогою різних кольорів.
- Автоматичні повідомлення, які учасники команди отримують, якщо до проєкту були внесені зміни.
Джерело: Basecamp
І це ще не все. Basecamp має безліч сторонніх інтеграцій для планування, звітності, обліку, виставлення рахунків, відстеження часу роботи та вебдизайну.
Наостанок
Інструменти для управління проєктами потрібні для полегшення процесу планування, організації командної роботи, ведення документації та оцінки прогресу. Без них гарантувати злагоджену роботу буде досить складно. Завдяки нашій добірці інструментів управління проєктами ви точно оберете для вашої команди зручний та доступний застосунок.