Зміни – це важко, чи то на краще, чи то на гірше. Глобальна пандемія фундаментально змінила наше уявлення про робочий час на місцях, віддалену роботу, а також про те, наскільки «необхідно» щодня їздити на роботу. Співробітники по всьому світу все ще адаптуються до «старого-нового» або до того, що традиційний робочий процес повільно відновлюється.
Щоб полегшити пристосування до змін, ви можете прийняти адаптивну модель робочого процесу зі своїми працівниками. Вам не потрібно змушувати всіх працювати на місці або вимагати, щоб кожен проводив певний час в офісі без поважних причини. Ось як ви можете допомогти працівникам, які відчувають труднощі, покращити свою роботу, щоб плавно перейти до нових стандартів робочого процесу.
Адаптивна робоча сила та її роль в управлінні проєктами
Щоб зрозуміти, як полегшити роботу своїх співробітників, спочатку потрібно зрозуміти, що таке адаптивна робоча сила. На практиці це означає «гнучку» або «динамічну» робочу силу (тобто команду проєкту) із змінними обов’язками та методологією роботи.
Наприклад, ваша команда складається з п’яти осіб, один тиждень двоє з них можуть працювати вдома, а троє можуть захотіти працювати в офісі. На другий тиждень вам знадобляться всі співробітники в офісі для мозкового штурму або хакатону. На третій тиждень, можливо, вам ніхто не знадобиться в офісі та весь персонал зможе працювати віддалено.
Адаптивна робоча сила в повній мірі використовує нові методи роботи при COVID-19, не нехтуючи тим, що було раніше. Використання як віддаленої, так і офісної роботи, може зробити ваші проєкти більш успішнішими, а співробітників — більш задоволеними своїм навантаженням. Вибір адаптивної робочої сили має кілька явних переваг, в порівнянні з використанням єдиної робочої методології:
- Створення гнучких умов праці
- Підвищення продуктивності та залученості вашої команди
- Допомога членам команди соціалізуватися, залишаючи їм особистий простір
- Сприяння природному навчанню, зближенню та розвитку командної роботи
- Підвищення якості кінцевої продукції, яку ваша команда виробляє для клієнтів
- Більше пізнання того, що корисне, а що ні для кожного члена команди
Способи сприяння адаптивній робочій силі
1. Запровадження захисних заходів соціального дистанціювання
По-перше, при розробці адаптивної моделі робочої сили ви повинні враховувати поточну ситуацію з пандемією в світі. Багато з ваших співробітників будуть або вакциновані або не вакциновані, вже перенесли хворобу COVID-19 або ні. Багато хто буде боятися за благополуччя своєї сім’ї, оскільки їм час від часу доведеться їздити на роботу. Пом’якшіть цю проблему, впровадивши у ваше офісне середовище кілька простих, але важливих елементів безпеки:
- Забезпечте своїх співробітників дезінфікуючими засобами для рук, особливо у ванних кімнатах
- Врахуйте той факт, що кожен повинен носити маску в офісі
- Встановіть захисні прозорі бар’єри між робочими столами
- Попросіть своїх співробітників робити експрес-тести принаймні раз на тиждень
- Періодично проводьте прибирання в офісі, щоб уникнути розповсюдження бактерій
Запровадження цих заходів у вашому офісі гарантує, що люди приходячи на роботу будуть зосереджені на своїх завданнях, а не побоюваннях захворіти. Більше того, ви заслужите їхню прихильність як людина, яка готова зробити все можливе, щоб забезпечити здоров’я та безпеку кожного.
2. Використовуйте платформи для віддаленого документообігу
У міру того, як ваша команда переміщується з офісу в офіс, буде важко відстежити, яка робота була виконана та на якій платформі. Це можна виправити, запровадивши спільну віддалену робочу платформу, яку всі зможуть використовувати надалі. Платформ для управління проєктами в Інтернеті налічується десяток, і багато з них орієнтовані на гібридні, адаптивні робочі середовища. Ось деякі з найкращих платформ, які ви повинні розглянути зі своєю командою:
- Slack
- Basecamp
- Asana
- Trello
- Todoist
- Zoom
- Skype
Переконайтеся, що всі працюють з цими платформами «на одній хвилі». Кожен повинен використовувати ті самі інструменти, щоб усі інші могли легко отримати доступ до старих файлів або повідомити про свій прогрес чи висновки. Централізація роботи допоможе вашій команді працювати як єдиний механізм та допоможе заощадити дорогоцінний час, який ви втратили б на комунікацію.
3. Знайдіть час для персоналізації робочого процесу
Люди, які працюють віддалено, часто можуть відчувати себе ізольованими від своїх колег, що може заважати їм зосередитися на своїх завданнях. Як керівник проєкту, ви можете допомогти цим членам команди, запровадивши коучинг у свій робочий процес. Знайдіть час для кожного зі своїх колег та спілкуйтеся з ними один на один принаймні раз на місяць.
Запитайте їх про досвід роботи з адаптивним робочим процесом, про те, що вони б змінили та як це вплине на їхню продуктивність. Ви також можете встановити персоналізовані ключові показники ефективності та професійні цілі для кожного співробітника, щоб відстежувати їх перед зустрічами з коучем. Ключові показники ефективності, які ви встановлюєте разом з працівниками, можуть бути тісно пов’язані з їх посадовими інструкціями або закликати їх допомогти колегам, опанувати нові професійні навички тощо. Це чудовий спосіб дати кожному співробітнику відчуття приналежності до команди, а також допомогти їм адаптуватися до нового комбінованого робочого процесу.
4. Будьте гнучкими щодо віддаленої/офісної роботи
Продуктивність членів вашої команди, звичайно, буде змінюватися з дня у день, і вони можуть захотіти працювати вдома чи в офісі. Будьте відкритими до їхніх пропозицій та відгуків щодо впровадження адаптивного робочого процесу. Те, що ви вирішили працювати по п’ятницям в офісі, не означає, що це має бути законом.
Замість цього займіть більш колегіальну, дружню позицію щодо своїх колег. Якщо хтось воліє працювати в цей день вдома, дозвольте йому. Якщо робота виконана, немає ніяких причин для мікроменеджменту чи контролю за кимось, як за молодшим стажером. Це принесе вам велику прихильність в колективі та гарантує, що в майбутньому вони викладатимуться на повну. Нездатність продемонструвати гнучкість та розуміння може мати протилежний ефект – будьте розумними та обговорюйте питання зі своїми колегами як рівні професіонали.
Сприяння адаптивній робочій силі
Щоб сприяти створенню більш адаптивної та інклюзивної робочої сили, вам потрібно переосмислити методи керівництва командою. Незалежно від того, чи покладаєтесь ви на waterfall, scrum, agile чи інші методи управління проєктами, вам потрібно буде враховувати бажання та потреби ваших співробітників.
Деякі члени вашої команди будуть прагнути працювати віддалено, і вам слід шукати способи сприяти цьому. Подібним чином, деякі захочуть більше працювати над розробкою програмного забезпечення, ніж копірайтингом, підтримкою клієнтів або контент-маркетингом – зробіть усе можливе, щоб допомогти їм. Таким чином ви завоюєте їхню прихильність, і вся команда, а також проєкти, над якими ви працюєте, виграють від вашої передбачливості.