Плануєте найняти розробників для віддаленої роботи?
Організовані та чіткі завдання є необхідною умовою для успішного управління дистанційною командою та розробки програмного забезпечення. У цій статті ми пояснимо, як ставити завдання менеджерам проектів, Product Owner-ам та іншим учасникам.
Ви дізнаєтесь як:
- Чітко сформулювати завдання перед початком роботи
- Описати кожне завдання мовою, зрозумілою кожному
- Створити шаблон для загальних описів завдань з веб-розробки
- Розподіляти завдання для більш організованого робочого процесу
- Підтримувати відкритість у спілкуванні.
Давайте почнемо.
1. Визначтесь з процесом призначення завдання
Завдання для веб-розробки часто надходять від різних учасників — менеджерів проектів, власників продуктів, власників бізнесу, аналітиків та клієнтів. У деяких випадках трапляються непорозуміння.
Якщо бізнес-аналітик пише завдання для команди розробників, він може використовувати не цілком зрозумілу мову. Розробникам може бракувати знань про дану сферу бізнесу і вони можуть не володіти поширеним у цій галузі професійним сленгом. У результаті, правильно поставити завдання стає складно.
Менеджер проекту повинен чітко визначити кроки, щоб уникнути подібних ситуацій. У більшості випадків Product Owner, або менеджер проекту змушений грати роль зв’язківця між “діловою стороною” та розробниками.
2. Визначтесь з мовою завдання
"Нам потрібен інструмент відображення потоку вартості для відстеження WIP під час виробництва".
Зрозуміти завдання для веб-розробки, що надсилають клієнти, може бути складно навіть для найдосвідченіших розробників. Часто замовники використовують багато ділового жаргону, термінологію та складні концепції для опису завдань, забуваючи враховувати рівень знань команди.
Найкращий спосіб мінімізувати непорозуміння — це узгодити загальнозрозумілу мову формулювання завдань. Попросіть клієнта уникати професійної мови та узгодьте терміни, прийнятні та зрозумілі для всіх учасників проекту.
Крім того, дозвольте розробникам надсилати клієнту запити щодо роз’яснень. Зберігайте повагу у спілкуванні, дотримуйтесь принципів відкритості та довіри — жодна сторона не має відчути себе неповноцінною через те, що чогось не розуміє.
Пов’язане: Як зростити довіру у дистанційній команді?
3. Напишіть шаблон структури завдання
Завдання, які відповідають одній структурі, легше зрозуміти. То чому б не мати шаблон? Це допоможе уникнути хаотично написаних, важких для сприйняття описів завдань.
Перш ніж писати шаблон, визначте всі типи завдань, які ви збираєтесь передавати в роботу (розробка нових функцій, виправлення помилок тощо). Кожен тип повинен мати унікальний шаблон структури завдань.
Ось шаблони для двох щойно згаданих завдань:
- Розробка нової функції
- Виправлення помилок.
Їх можна копіювати.
Шаблон завдання "Нова функція"
-
Заголовок. Одне або два речення, які дають відповідь на запитання Що? І Чому?
-
Опис. Основний опис із цілями завдання та очікуваними перевагами
-
Виконавець. Особа, відповідальна за виконання завдання
-
Пріоритет. Низький, середній, високий
-
Доповнення. Корисні матеріали для розробників:
-
Файли та скріншоти
-
Посилання на подібні функції на інших сайтах тощо.
-
Залежності
-
Шаблон опису завдання "Виправлення помилок"
-
Заголовок. Назва багу чи помилки
-
Виникнення. Опис того, як сталася помилка та під час якого процесу
-
Очікуваний результат. Як повинен працювати програмний продукт без помилки
-
Фактичний результат. Як продукт насправді працює
-
Пріоритет. Низький, середній, високий
-
Виконавець. Особа, відповідальна за виконання завдання
-
Доповнення. Корисні матеріали
-
Скріншоти помилки
-
Частота виникнення помилки (якщо доречно)
-
Залежності.
-
Попросіть кожного учасника проекту використовувати відповідні шаблони для кожного завдання. Вони можуть додати їх до JIRA чи іншого інструменту управління завданнями пізніше. Пишучи завдання таким чином, ви зосередитесь на найважливішій інформації та мінімізуєте непорозуміння.
4. Вирішіть, як визначати пріоритет завдання
Позначати кожне завдання "терміновим" призводить до того, що розробники плутаються, перевантажують себе роботою та розчаровуються. Вони можуть самостійно обирати завдання, які здаються їм важливішими, що підриває організацію роботи та зводить нанівець загальний прогрес.
Розподіліть пріоритети для усіх завдань із самого початку:
- Вкажіть найважливіші функції
- Приблизна кількість роботи для виконання кожного завдання
- Наслідки невиконання завдання.
Хороший спосіб визначити пріоритет завдання — це присвоїти йому номер від нуля до десяти. Така техніка може чіткіше вказати пріоритети для дистанційних розробників.
У разі зміни пріоритету повідомте своїх розробників у Slack-у та внесіть оновлення в програму управління завданнями. Найкращий спосіб — це провести зустріч та надіслати “звіт про зміни”, що містить перелік змін та причини.
Порада. Розробники повинні працювати над однією функцією або помилкою за раз. Доручення великої кількості завдань може призвести до перевантаження роботою, погіршення ефективності та затримок.
5. Повідомте всіх, коли ви на місці
Менеджер проекту повинен допомагати усім учасникам уникнути непорозумінь, пов’язаних із завданнями. Своєчасне втручання може допомогти розробникам швидше працювати над потрібними завданнями. Для цього менеджери проектів повинні заохочувати спілкування в команді.
Способи заохочення до спілкування:
- Попросіть усіх писати вам, щойно з’явиться будь-яке запитання
- Переконайтеся, що ваш профіль Slack синхронізувався з часом на комп’ютері
- Повідомте усіх, коли приступаєте до роботи вранці (під час щоденної планерки)
- У індивідуальних бесідах з членами команди цікавтесь, чи зрозумілі завдання
Ще одним хорошим варіантом для уникнення непорозумінь є регулярно запитувати про хід роботи. Ви можете робити це під час щоденних планерок або у спільному документі для звіту.
Ці поради допоможуть вам керувати своїм часом та уникати проблем з частотою і відкритістю спілкування.
Як ставити завдання дистанційній команді: підсумок
Чітка постановка завдань є запорукою успіху проектів з веб-розробки. Менеджер проектів відіграє ключову роль у забезпеченні порозуміння між клієнтом та дистанційною командою розробників.
Якщо ви відповідаєте за управління проектами з веб-розробки із залученням дистанційних команд, скористайтеся цими порадами, щоб ваші завдання були чіткими та конкретними:
- Чітко визначте, як завдання розподілятимуться та передаватимуться з самого початку
- Переконайтеся, що мова опису завдань є зрозумілою для всіх учасників
- Використовуйте стандартну структуру завдань, щоб зменшити кількість недоречної інформації та зосередитись на важливих деталях
- Вирішіть, як визначити пріоритети завдань до та під час проектів з веб-розробки
- Заохочуйте постійне спілкування в команді, щоб швидко узгоджувати дії.
Все зводиться до чіткого спілкування. Якщо всі почуваються активними учасниками процесу, тоді проект уникне багатьох перешкод, таких як неправильно трактовані завдання та нечіткі вимоги.